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费用报销有门道,仅凭发票报销可能会受罚!

发布日期:2020-08-21 11:33浏览次数:

  在大家固有印象里,费用报销只需附上相应发票就可以了,但前不久有家企业因为附上的发票无法证明业务的真实合理性而被罚,这就给我们敲响了一个警钟,光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。那费用报销怎样才合法有效呢,下面内容给大家做出了解答。
 


 

  一、费用报销只附一张发票的风险
 

  《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。
 

  虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票,但是对于能够取得发票的行为来说,符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证,也是不可或缺的,这点在其他的文件也是有规定的。
 

  如果只把发票作为费用报销的唯一凭证,那大家的选择就太窄了,因为不符合规定的发票不得作为税收凭证,为了保险起见,还是应准备其他有效凭证。
 

  二、费用报销的有效凭证有哪些?
 

  1、实物资产

  如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。
 

  2、租金发票

  是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。
 

  3、业务招待费

  业务招待费报销,是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大,如果没有清单,可能会认为虚假消费。
 

  4、差旅费

  差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。
 

  5、会议费

  会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅游费)列支。
 

  6、工资薪金

  是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工资薪金的个人所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。
 

  7、运费

  运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。
 

  8、油费

  加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。
 

  9、水电费

  水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,但水电费却很高。
 

  三、费用报销的注意事项
 

  1、填写报销单一定要规范

  小写金额与人民币符号之间有空格,大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐。报销单不得涂改,如有错误,需要重新填写、项目要填写完整,报销部门。报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。
 

  2、报销单上负责人签字一定要齐全

  费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字,分公司当地没有财务的,兼职财务人员在财务负责人处签字,部门负责人为分公司经理。
 

  3、报销凭证一定要齐全

  发票上要盖有销售方发票专用章,并且与销售方名称一致,否则不得报销,收据上要求盖有销售方财务章,没有财务章不得报销。出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。手撕非机打车票要印有国税监制章,并且有防伪识别码或水印。
 

  4、票据粘贴要规范

  票据先分类,再按时间排序,依次粘贴到粘贴单上;小张的票据需要均匀的粘贴,不能厚薄不均,确保单据平整;票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住,要保证票据信息可见可查。
 

  费用报销是个细心活,做不好被会计要求重做还算轻松,要是因操作不当再加上会计疏忽很有可能就会引来税务局调查,所以细心、耐心才是做好费用报销的终极诀窍。

标签: 费用报销

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